Pengelolaan Sistem Digital Kearsipan Dinamis di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Timur
DOI:
https://doi.org/10.63863/jce.v3i3.427Keywords:
Arsip Elektronik, Aplikasi TNDEAbstract
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah bentuk dari digitalisasi administrasi dan merupakan sebuah sistem kearsipan elektronik dalam hal pengelolaan dokumen naskah dinas. Adanya aplikasi TNDE dapat memudahkan serta mempercepat proses administrasi dan komunikasi dalam bentuk surat menyurat secara digital. Namun, penggunaan aplikasi TNDE di Disnakertrans Provinsi Jatim belum sepenuhnya maksimal karena mengalami beberapa kendala. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan mendeskripsikan terkait pengelolaan sistem digital kearsipan dinamis yaitu arsip elektronik dalam aplikasi TNDE di Disnakertrans Provinsi Jatim. Fokus penelitian ini berdasarkan pada pendekatan teori siklus pengelolaan arsip elektronik Read & Ginn, yang mencakup empat tahapan utama: penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi langsung, wawancara mendalam, dan studi dokumentasi. Narasumber dalam penelitian ini terdiri dari tiga Pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sebagai operator aplikasi TNDE, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sebagai penanggungjawab aplikasi TNDE di Disnakertrans Provinsi Jatim, serta satu Pegawai Bidang Aplikasi Informatika di Diskominfo Jatim sebagai ahli teknisi sekaligus pengelola aplikasi TNDE. Analisis data dilakukan dengan tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan atau verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip elektronik melalui aplikasi TNDE di Disnakertrans Provinsi Jatim telah terlaksana pada tahap penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, serta pemeliharaan arsip elektronik. Namun, tahap disposisi atau penyusutan arsip elektronik belum dilaksanakan karena belum adanya pedoman dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang mengatur pelaksanaannya.
Downloads
References
[1] Anjani, S., Sukaesih, & Prahatmaja, N. (2023). Pengelolaan Arsip Dinamis Berbasis Elektronik di Kantor Kecamatan Cileunyi dalam Mempermudah Kegiatan Temu Kembali Arsip. TADWIN: Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, 4(1), 10–21. https://doi.org/10.19109/tadwin.v4i1.16358
[2] Ardiana, S., & Suratman, B. (2021). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. https://journal.unesa.ac.id/index.php/jpap
[3] Azmir, A. F., & Mayesti, N. (2022). Tantangan Sistem Keamanan Rekod Elektronik di Era Disrupsi Digital. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 5(2), 111–119. https://doi.org/10.22146/diplomatika.76948
[4] Detharie, L. T., Herdiansah, A. G., & Zainuddin, Z. I. (2024). Optimalisasi Penggunaan Data Center Berbasis Server Lokal dalam Preservasi Arsip Digital di Arsip Nasional Republik Indonesia. Responsive: Jurnal Pemikiran Dan Penelitian Bidang Administrasi, Sosial, Humaira Dan Kebijakan Publik, 7(3), 141–154.
[5] Dwiyantoro, I., Eryanto, H., & Ichwan, M. (2026). Strategi Optimalisasi Penyusutan Arsip Inaktif di Direktorat Air Minum Direktorat Jenderal Cipta Karya Kementerian Pekerjaan Umum. Jurnal Ilmiah Ekonomi Manajemen Bisnis Dan Akuntansi, 3(1), 347–354. https://doi.org/10.61722/jemba.v3i1.2061
[6] Fauziah, Z. D., Munawaroh, & Atmadja, F. S. (2026). Analisis Efektivitas Penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Terhadap Penyusutan Arsip Inaktif PT XYZ. Jurnal Riset Multidisiplin Edukasi, 3(1), 451–460. https://journal.hasbaedukasi.co.id/index.php/jurmie
[7] Febrian, A. Y., & Hastuti, W. P. (2025). IMPLEMENTASI KEBIJAKAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE) DI KANTOR BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III. JURNAL LOCUS: Penelitian & Pengabdian, 4, 1856–1865. https://doi.org/10.58344/locus.v4i5.4028
[8] Ichsan, M., Fahlevvi, M. R., & Buding, A. (2025). Pemanfaatan Aplikasi E-Government dalam Meningkatkan Efektivitas Pelayanan Publik di Pemerintahan Daerah (Studi Kasus pada Pemerintah Kabupaten Sleman). EduTIK: Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 5(4), 1287–1299.
[9] Jaelani, W. L., Widyohardjo, A. N., Khilaq, A. R., Diputra, A. I. E., & Monellia, I. (2025). Perancangan Sistem Informasi Kerja Sama Kota Bandung Berbasis Web Sebagai Pendukung Tata Kelola Pemerintahan Digital. NARATIF: Jurnal Ilmiah Nasional Riset Aplikasi Dan Teknik Informatika, 7(2), 164–171.
[10] Leilani, R., Cahyaningrum, L. A., & Rochman, F. (2026). Analisis Penataan Arsip Elektronik untuk Memudahkan Temu Kembali Informasi di MTs Attaraqqie Kota Malang. INTELEKTUAL: Jurnal Ilimiah Multidisiplin Mahasiswa Dan Akademisi, (3), 26–41.
[11] Martini, T. (2021). Pengelolaan Arsip Elektronik. Jurnal Komputer Bisnis, 14(1), 1–8.
[12] Putri, P. N., Artatanaya, I. G. L. S., & Muderana, I. K. (2024). Analisis Kualitas TNDE dan Inovasi Layanan Terhadap Kinerja Karyawan PT Angkasa Pura I Bali. Islamic Economics & Finacial Journal, 3, 1733–1749. https://doi.org/10.56672/assyirkah.v3i4.344
[13] Wulandari, D. S., & Ismaya. (2023). Pengelolaan Arsip Elektronik di Era Digital. IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi Dan Informasi, 3(2), 39–43. https://doi.org/10.33830/ikomik.v3i2.5252
